Karolinska Institutet

Vi söker Dig som vill vara med och bidra till utvecklingen av KI och Institutionen för Medicin. Institutionen för Medicin är uppdelad i 7 avdelningar och en lokal centrumbildning, med totalt närmare 60 forskargrupper. Vi ger ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Vår vision är att vara ledande inom medicinsk forskning och undervisning. Administrativa kansliet består av 11 personer som tillsammans stöttar forsknings- och utbildningsverksamheten inom administration av grund- och forskarutbildning, HR, ekonomi, arkiv samt kommunikation och webb.

Arbetsuppgifter
I rollen som utbildningsadministratör för forskarutbildningen kommer du att arbeta med antagning till forskarutbildningen, uppföljningen av forskarutbildningsstudierna samt avtal för de forskarstuderande som innehar en anställning vid institutionen. Du har ett nära samarbete med studierektor för forskarutbildningen och blir ett viktigt stöd för lärare och studenter, vilka du har daglig kontakt med. Rollen omfattar även administrativa uppgifter inom grundutbildningen, studentvalda kurser, samt den medicinska delen inom tandläkarprogrammet.

Dina arbetsuppgifter som utbildningsadministratör består bland annat av;

• Studentexpedition och förberedelser inför kursstarter med t.ex. registreringar och rapporteringar

• Administration i vår lärplattform där du är behjälplig mot lärarna med att skapa kurssidor, koppla lärare och studenter m.m.

• Att bistå vid planering och genomförande av kurser, examinationer och kursutvärderingar • Ansvar för lokalbokning, schemahandläggning och uppdatering av kurswebben

• Samordning av kontakter mellan lärare, studenter och andra institutioner

• Ansvar för registrering och rapportering i studiedokumentationssystemet LADOK

• Uppdatering av kursplaner och litteraturlistor samt utskick av kursutvärderingar via KI survey efter varje kursslut

• Arvodering av sakkunniga och opponenter

• Diverse administrativa arbetsuppgifter inom enhetens verksamhet såsom beställning av kontorsvaror och fakturahantering

Omkring 25 % av rollen utgörs av administrativt ledningsstöd, en central roll i verksamheten som stöd till prefekten i dennes arbete med att leda institutionen. I arbetsuppgifterna ingår;

• Koordinering av kalender och bokning av konferenser, möten och resor

• Samordning av dokument och avtal rörande forskningsmedel, etikprövningstillstånd, samt vetenskaplig rapportering

• Insamling av information, förberedelse av material och presentationer

• Många kontakter med personer inom och utanför KI Du erbjuds en varierad roll som stödjer en högpresterande forskarkultur och blir en del av en stark stödverksamhet vars främsta uppdrag är att med bred kompetens och helhetssyn erbjuda ett högkvalitativt stöd till forskningsverksamheten.

Kvalifikationer

• Relevant gymnasieutbildning och god administrativ kunskap, gärna från forskningsverksamhet och statlig verksamhet

• Erfarenhet av arbete inom service

• Van IT-användare, och hanterar Microsoft Office-paketet väl, eftersom detta kommer att vara ett centralt arbetsredskap för dig

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift då arbetet delvis sker på engelska

Eftersom arbetet innebär daglig kontakt och interaktion med människor kommer särskild vikt att läggas vid personlig lämplighet. För att lyckas i rollen krävs det att du har en utpräglad administrativ förmåga, noggrannhet i din hantering av uppgifter och ett mycket strukturerat arbetssätt. Vidare ser vi att du som söker har en gedigen känsla för service genom ett trevligt och professionellt bemötande. Avslutningsvis söker vi dig som är självgående samt har en vilja och förmåga att ta egna initiativ och driva ditt eget arbete framåt. Låter detta som du, så tveka inte att söka denna tjänst!

Om Karolinska Institutet
Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin. Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Övrig information
Vid tillsvidareanställning tillämpar KI 6 månaders provanställning.

Vid frågor om tjänsten kontakta rekryteringskonsult May Molin, may.moolin@poolia.se, 08- 555 650 17.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast möjligt
Löneform Månadslön
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-567/2018
Kontakt
  • May Molin, Rekryteringskonsult Poolia, may.molin@poolia.se, 08-555 650 17
Facklig företrädare
  • Mats Rudling, SACO, mats.rudling@ki.se
  • Yvonne Edlund OFR/ST , yvonne.edlund@ki.se
Publicerat 2018-01-26
Sista ansökningsdag 2018-02-13

Tillbaka till lediga jobb