Karolinska Institutet

Till Institutionen för Medicin på Campus Flemingsberg söker vi en ny medarbetare som ska ha rollen utbildningsadministratör med ansvar för administrativt ledningsstöd. Ansvar, respekt och genuint engagemang vägleder oss i arbetet och beskriver det förhållningssätt som vi har till varandra inom arbetsgruppen, medarbetarna inom KI och andra intressenter. Nu söker vi Dig som vill vara med och bidra till utvecklingen av KI och Institutionen för Medicin.

Institutionen för Medicin
Institutionen för Medicin är uppdelad i 7 avdelningar och en lokal centrumbildning, med totalt närmare 60 forskargrupper. Vi ger ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Vår vision är att vara ledande inom medicinsk forskning och undervisning. Administrativa kansliet består av 11 personer som tillsammans stöttar forsknings- och utbildningsverksamheten inom administration av grund- och forskarutbildning, HR, ekonomi, arkiv samt kommunikation och webb.

Arbetsuppgifter inom utbildning
I rollen som utbildningsadministratör för forskarutbildningen kommer du att arbeta med antagning till forskarutbildningen, uppföljningen av forskarutbildningsstudierna samt avtal för de forskarstuderande som innehar en anställning vid institutionen. Arbetet följer KI:s övergripande riktlinjer och du säkerställer att dina råd och den expertis du bidrar med, går i linje med KI:s rådande regelverk. Du har ett nära samarbete med studierektor för forskarutbildningen och blir ett viktigt stöd för lärare och studenter, vilka du har daglig kontakt med. Rollen omfattar även administrativa uppgifter inom grundutbildningens studentvalda kurser, samt den medicinska delen inom tandläkarprogrammet.

Dina arbetsuppgifter som utbildningsadministratör består bland annat av;

  • Studentexpedition och förberedelser inför kursstarter med t.ex. registreringar och rapporteringar
  • Administration i vår lärplattform där du är behjälplig mot lärarna med att skapa kurssidor, koppla lärare och studenter m.m.
  • Att bistå vid planering och genomförande av kurser, examinationer och kursutvärderingar
  • Ansvar för lokalbokning, schemahandläggning och uppdatering av kurswebben
  • Samordning av kontakter mellan lärare, studenter och andra institutioner
  • Ansvar för registrering och rapportering i studiedokumentationssystemet LADOK
  • Uppdatering av kursplaner och litteraturlistor i SELMA samt skapa och utskick av kursutvärderingar via KI survey efter varje kursslut
  • Arvodering av sakkunniga och opponenter
  • Diverse administrativa arbetsuppgifter inom enhetens verksamhet såsom beställning av kontorsvaror och fakturahantering

I samband med terminens inledning och avslut är arbetsbelastningen tidvis hög.

Arbetsuppgifter inom administrativt ledningsstöd
Omkring 25 % av rollen utgörs av administrativt ledningsstöd, en central roll i verksamheten som stöd till prefekten i dennes arbete med att leda institutionen.

I arbetsuppgifterna ingår;

  • Koordinering av kalender och bokning av konferenser, möten och resor
  • Samordning av dokument och avtal rörande forskningsmedel, etikprövningstillstånd, samt vetenskaplig rapportering
  • Insamling av information, förberedelse av material och presentationer
  • Många kontakter med personer inom och utanför KI

Du erbjuds en varierad roll som stödjer en högpresterande forskarkultur och blir en del av en stark stödverksamhet vars främsta uppdrag är att med bred kompetens och helhetssyn erbjuda ett högkvalitativt stöd till forskningsverksamheten.

Formella kvalifikationer

  • Relevant utbildning och god administrativ kunskap, gärna från forskningsverksamhet,
  • Minst gymnasieutbildning inom för tjänsten lämpligt ämnesområde
  • God kännedom om regelverket inom universitet/högskola
  • Erfarenhet av arbete inom service
  • Van IT-användare, och hanterar Microsoft Office-paketet väl, eftersom detta kommer att vara ett centralt arbetsredskap för dig
  • Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift då arbetet delvis sker på engelska

Det är meriterande om du har erfarenhet av;

  • Arbete med de administrativa system och program som finns inom Karolinska Institutet, såsom LADOK eller liknande system
  • Erfarenhet av att assistera chefer på ledningsnivå
  • Internationella kontakter

Personliga kvalifikationer
Eftersom arbetet innebär daglig kontakt och interaktion med människor kommer särskild vikt att läggas vid personlig lämplighet. För att lyckas i rollen krävs det att du har en utpräglad administrativ förmåga, noggrannhet i din hantering av uppgifter och ett mycket strukturerat arbetssätt. Vidare ser vi att du som söker har en gedigen känsla för service och gärna överträffar dina kollegors förväntningar genom ett trevligt och professionellt bemötande. Avslutningsvis söker vi dig som är självgående samt har en vilja och förmåga att ta egna initiativ och driva ditt eget arbete framåt.

Professionalism, självständighet och initiativförmåga är av yttersta vikt i rollen och för att samverka med dina kollegor är det viktigt att du är lyhörd och ödmjuk. Du är jordnära och kan se din del i helheten.

Låter detta som du, så tveka inte att söka denna tjänst!

Lön
KI tillämpar individuell lönesättning, ange löneanspråk.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

  • CV max 2 sidor,
  • personligt brev max 1 sida

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast möjligt
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-5850/2017
Kontakt
  • Annamaj Stolt, HR- Handläggare, annamaj.stolt@ki.se
Facklig företrädare
  • Yvonne Edlund OFR/ST , yvonne.edlund@ki.se
  • Mats Rudling, SACO, mats.rudling@ki.se
Publicerat 2017-12-13
Sista ansökningsdag 2018-01-17

Tillbaka till lediga jobb