Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen

Universitetsförvaltningen stödjer Karolinska Institutets institutioner och ledning. Universitetsförvaltningens mål är att ge god service och bidra med professionell och effektiv administration till KI:s utbildning och forskning.

Enhet

Strategiskt ledningsstöds centrala uppdrag är att erbjuda ett effektivt och professionellt stöd till universitetsledningen. 

Arbetsuppgifter

Som rektorssekreterare är ditt uppdrag att ge administrativt stöd och service till universitetets rektor. En viktig del i din roll kommer att vara att ha kontakt med olika externa nationella och internationella aktörer, t.ex. kommittéer, organisationer och andra universitet. Du kommer även att samarbeta med andra delar av universitetet, såsom institutioner och andra avdelningar på universitetsförvaltningen. Dessa arbetsuppgifter förutsätter att du har hög social kompetens och relationsskapande förmåga och trivs med att erbjuda professionellt stöd och service. Arbetet präglas av tidvis högt tempo och korta deadlines vilket ställer stora krav på flexibilitet och förmåga till samarbete. Tjänstgöring utanför ordinarie arbetstid kan förekomma.

Som rektorssekreterare kommer du bl.a. att ansvara för:

• att fördela ärenden som ställts till rektor, både via telefon och skriftligt, och svara för att de tillställs rätt funktion inom myndigheten
• förberedelser och uppföljning av interna och externa möten
• administrativ service såsom ärendebevakning, fakturahantering, olika telefon-, brev- och e-postkontakter samt bokning av resor
• att på svenska och engelska självständigt formulera korrespondens, av såväl enklare som mer kvalificerad art
• övriga sedvanliga sekreteraruppgifter
• övriga på enheten förekommande arbetsuppgifter inom administration och service till myndighetens ledning

Kvalifikationer

Personen vi söker ska:

• ha flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter gärna inom statlig myndighet
• ha en utbildning som är relevant för arbetsuppgifterna. 
• obehindrat kunna uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift
• vara en kvalificerad avancerad användare av Officepaketet
• ha dokumenterad förmåga att arbeta proaktivt, strukturerat och prioriterat
• ha dokumenterat god förmåga att arbeta självständigt, samarbeta och ge service med hög kvalitet

Personliga egenskaper

Du ska:

• ha god samarbetsförmåga och förmåga att skapa goda relationer
• vara serviceinriktad och ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränga dig för att leverera lösningar
• vara strukturerad, systematisk och noggrann med god prioriteringsförmåga
• vara flexibel och stabil i stressade situationer och trivas med ett tidvis mycket högt arbetstempo
• ha hög integritet med väl grundade och tydliga värderingar

Vi lägger stor vikt vid de personliga egenskaperna.

Ansökningsförfarande 

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast eller enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Ort Solna
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-5596/2017
Kontakt
  • Ingrid Palmér, stf. universitetsdirektör, 08-524 865 66
Facklig företrädare
  • Saco-föreningen vid universitetsförvaltningen, SACO@uf.ki.se
  • Magnus Anå, OFR, 08-524 864 37, magnus.ana@ki.se
  • Henry Wölling, SEKO, henry.wolling@ki.se
Publicerat 2017-11-30
Sista ansökningsdag 2017-12-21

Tillbaka till lediga jobb