Karolinska Institutet

Institutionen för Medicin, Flemingsberg och Institutionen för Laboratoriemedicin söker en arkivarie för ett vikariat t.o.m oktober med goda möjligheter till en tillsvidareanställning. Tjänsten är fördelad på de två institutionerna belägna på Karolinska Institutet i Flemingsberg.

Institutionen för Medicin
Institutionen för Medicin består av sju enheter med totalt närmare 60 forskargrupper, samt tre centrumbildningar. Vi ger också ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Vår vision är att vara ledande inom medicinsk forskning och undervisning. Det administrativa kansliet består av circa 11 personer.

Institutionen för Laboratoriemedicin
Institutionen för Laboratoriemedicin finns i Flemingsberg och består av sju avdelningar med cirka 40 forskargrupper verksamma inom klinisk forskning och ett antal medicinska utbildningar. Den centrala administrationen består av cirka 15 personer som arbetar med ekonomi, personal, utbildning, kommunikation och arkiv. Målet för administrationen är att på ett professionellt och målinriktat sätt stödja kärnverksamheten till framgångsrik forskning och utbildning. 

Universitetsförvaltningen har det övergripande ansvaret för regler och riktlinjer inom områdena arkiv och diarieföring. Dessa är universitetsgemensamma och gäller för hela KI.

Arbetsuppgifter
Varje institution har enligt besluts- och delegationsordning eget ansvar för arkivvård och arkivering av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas eller förvaras vid respektive institution. Varje institution är därför egna arkivbildare och tillsammans med universitetsförvaltningens arkiv utgör samtliga KI:s arkiv KI:s fullständiga arkivbildning. Vi söker därför en arkivarie som kan ta hand om arkivhanteringen för de två institutionerna.

Arbetsuppgifterna består i att:

  • Vara rådgivande i arkiv- och diarieföringsfrågor internt och externt
  • Ordna, förteckna, gallra och tillgängliggöra arkivmaterial
  • Ansvara för att KI:s centralt framtagna gallrings- och bevaranderegler efterlevs
  • Driva och utveckla arkivverksamheten genom att skapa rutiner för dokument- och arkivhantering
  • Utbilda och informera både på svenska och engelska.

I arbetet ingår även att diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar. KI använder W3D3 som ärendehanteringssystem.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

  • Akademisk examen med minst 60 poäng arkivvetenskap eller motsvarande
  • God kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftning samt ärendehanteringsfrågor vilket innefattar såväl diarieföringsrutiner som kunskap om utlämning av allmänna handlingar
  • Erfarenhet av arkivarbete på myndighet.
  • Det är meriterande om du har ergarenhet av arkivering inom universitetsvärlden
  • Det är meriterande om du har erfarenhet av och kunskap om IT-relaterade arkivfrågor
  • Det är meriterande om du har erfarenhet av att samla in forskningsmaterial och hålla utbildning inom arkivfrågor

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering. Du ska vara engagerad och noggrann i ditt arbete, ha ett metodiskt tillvägagångssätt samt kunna prioritera och analysera information. Arbetet är självständigt, därför är det viktigt att du har en helhetssyn på ärendeflödet, besitter en god initiativförmåga och kan driva arbetet framåt. God kommunikations- och samarbetsförmåga är ett måste då tjänsten innebär ett nära samarbete med forskargrupperna. Du är kommunikativ och har hög servicekänsla.

KI:s organisationsspråk är engelska och arbetet ställer krav på mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska och engelska.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork. Bifoga följande dokument på svenska:

  •  CV
  • Personligt brev

Karolinska Institutet erbjuder goda utvecklingsmöjligheter, stort internationellt utbyte både inom forskning och utbildning, mångfald, bra förmåner och trevliga kollegor. Att arbeta hos oss innebär att du är med och medverkar till Karolinska Institutets vision - att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. Hos oss finns nationaliteter från världen över representerade vilket bidrar till ett dynamiskt klimat. Som anställd har du en rad förmåner, bland annat subventionerad motion, träning på betald arbetstid, flexibel arbetstid samt generösa semestervillkor.

Anställningsform Visstidsanställning längre än 6 månader
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-5517/2017
Kontakt
  • Annamaj Stolt, HR-handläggare, annamaj.stolt@ki.se
Facklig företrädare
  • Yvonne Edlund OFR/ST , yvonne.edlund@ki.se
  • Mats Rudling, SACO, mats.rudling@ki.se
Publicerat 2017-11-27
Sista ansökningsdag 2017-12-14

Tillbaka till lediga jobb