Karolinska Institutet

Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle (NVS) består av 11 sektioner och har c:a 500 anställda. Verksamheten bedrivs vid KI Campus Flemingsberg, men institutionen finns även representerad på andra platser i Stockholm. På institutionen bedrivs utbildning på grund- och avancerad nivå, forskarutbildning samt klinisk och experimentell forskning inom institutionens olika ämnesområden.

Avdelning
Tjänsten är placerad vid institutionens centrala ledningsadministration, belägen på Flemingsbergs Campusområde. Administrationen består idag av 15 medarbetare som hanterar frågor och lämnar stöd kring institutionens ekonomi, HR, utbildningsadministration, forskarutbildning, registratur, arkiv samt kommunikation. Vår ambition inom administrationen är att erbjuda strategisk och operativ service av hög kvalité till verksamheten inom samtliga ovan nämnda områden. Institutionens omsättning är ca 470 miljoner per år, med intäkter och kostnader för utbildning och forskning.

Arbetsuppgifter
Som samordnare vid prefektkansliet kommer du att ansvara för att ge stöd till institutionens prefekt och ledningsgrupp samt samordna ärenden vid institutionens centrala ledningsadministration. Du kommer också att ha en samverkande funktion gentemot såväl interna som externa samarbetspartners. Att koordinera och driva administrativa projekt ingår i arbetsuppgifterna, liksom att se till att institutionens  processer och rutiner följer Karolinska Institutets regler och riktlinjer. Vidare förväntas du företräda prefekt och ledningsgrupp i ärenden i de fall annan företrädare saknas. Arbetsuppgifterna kommer att vara varierande och innefattar bland annat följande ansvarsområden:

  • handlägga och samordna prefektärenden
  • förbereda och handlägga ärenden till institutionens ledningsgrupp
  • ha ett nära samarbete med institutionens chefer och medarbetare
  • samordna och koordinera institutionens verksamhetsuppföljning samt bidra till verksamhetsutveckling inom institutionen
  • planera och samordna möten samt föra protokoll
  • hantera och handlägga olika typer av ärenden, ex. antagning till forskarutbildning och ansökan om docentur
  • planera, samordna och genomföra NVS aktiviteter och konferenser, såväl internt på KI som externt
  • utveckla institutionens administrativa processer och rutiner
  • inneha olika servicefunktioner vid centrala ledningsadministrationen

Tjänsten är tillsvidare med start omgående.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk examen och ser gärna att du har flera års arbetslivserfarenhet, med fördel inom den statliga sektorn, samt att du är väl förtrogen med de regler som styr arbetet på en myndighet. Att kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska är en förutsättning för det dagliga arbetet, liksom goda IT-kunskaper och god kunskap i Officepaketet. Erfarenhet av att skriva och bedöma ansökningar om medel till forskning och utbildning är meriterande. Vidare ses egen genomförd forskarutbildning som meriterande då det kan bidra till ökad förståelse för NVS verksamhet.

Personliga egenskaper
En förutsättning för att du ska trivas i rollen som samordnare är att du arbetar självständigt, är prestigelös, har en positiv inställning och har god förmåga att överblicka många olika processer i en stor organisation.

Arbetet kräver att du är drivande och har förmåga att leverera under tidspress. En viktig del av arbetet är kontakten med interna och externa samarbetspartners, vilket förutsätter att du är lyhörd, har god kommunikations- och samarbetsförmåga samt stor flexibilitet i ditt sätt att planera arbetet. Du är en van problemlösare med god organisatorisk och analytisk förmåga, tycker om administrativa uppgifter och ser det som en självklarhet att ge service av hög kvalitet.

Du har stora möjligheter att påverka ditt arbete och vi ser gärna att du är förändringsbenägen med en förmåga att se utvecklingsmöjligheter. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet vid denna rekrytering.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet NetRecruiter.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast möjligt
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-2098/2017
Kontakt
  • Maria Eriksdotter, Prefekt, 08-524 864 79
  • Ulla Cronfalk-Hernlund, Administrativ chef, 08-524 868 18
Facklig företrädare
  • Carina Dahlin, OFR, 08-524 836 92
  • Henry Wölling, SEKO, 08-524 840 80
  • Agneta Öhlen, SACO, 08-524 837 53
Publicerat 2017-04-21
Sista ansökningsdag 2017-05-15

Tillbaka till lediga jobb