Karolinska Institutet, Institutionen för klinisk neurovetenskap

Institutionen för klinisk neurovetenskap (CNS) är en av Karolinska Institutets största institutioner. Institutionen är indelad i fem avdelningar som bedriver forskning och utbildning om hjärnans funktion - från molekylärnivå till samhällsnivå. Institutionen har omkring 450 anställda och drygt 230 registrerade doktorander. Omsättningen är cirka 450 miljoner kronor per år.

Arbetet på institutionen är i hög grad integrerat med de kliniska verksamheterna vid Region Stockholm, Karolinska Universitetssjukhuset samt S:t Eriks ögonsjukhus. Ett nära samarbete finns även med andra forskargrupper vid Karolinska Institutet samt med andra universitet.
Mer information hittar du på vår hemsida: ki.se/cns

Avdelning
Den centrala administrationen på Institutionen för klinisk neurovetenskap utgör det administrativa stödet till institutionens forskargrupper och utbildningsprogram. Här arbetar ca 20 personer bestående av administrativ chef, ekonomi- och personalenheter, arkiv och registratur, IT-stöd samt utbildnings- och forskarutbildningsstöd. 

Arbetsuppgifter
Vi söker en person som kan sköta institutionens arkiv- och registratorsfunktion, hjälpa till med den gemensamma posthanteringen i Widerströmska huset samt andra administrativa arbetsuppgifter som förekommer inom enheten. Som arkivarie kommer du att:

  • Vara rådgivande i arkiv- och diarieföringsfrågor internt och externt
  • Ordna, förteckna, gallra och tillgängliggöra arkivmaterial,
  • Ansvara för att KI:s centralt framtagna gallrings- och bevaranderegler efterlevs
  • Skapa rutiner för dokument- och arkivhantering på institutionen
  • Utbilda och informera både på svenska och engelska.

I arbetet ingår även att diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar. KI använder W3D3 som ärendehanteringssystem.

Rollen innebär daglig kommunikation och uppsökande kontakt med institutionernas medarbetare i syfte att stötta, styra och informera dem om dokument- och arkivhantering

Universitetsförvaltningen (UF) har det övergripande ansvaret för regler och riktlinjer inom områdena arkiv och diarieföring. Dessa är universitetsgemensamma och gäller för hela universitetet. Varje institution har enligt besluts- och delegationsordning eget ansvar för arkivvård och arkivering av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas eller förvaras vid respektive institution. Varje institution är därför egna arkivbildare och tillsammans med UF:s arkiv utgör de KI:s fullständiga arkivbildning.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har minst 90 högskolepoäng arkivvetenskap eller motsvarande. Du ska ha god kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftning samt ärendehanteringsfrågor vilket innefattar såväl diarieföringsrutiner som kunskap om utlämning av allmänna handlingar. Erfarenhet av att samla in forskningsmaterial och hålla utbildning inom arkivfrågor är meriterande.

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering. Du ska vara engagerad och noggrann i ditt arbete, ha ett metodiskt tillvägagångssätt samt kunna analysera och prioritera information. Arbetet är självständigt, därför är det viktigt att du har en helhetssyn på ärendeflödet, besitter en god initiativförmåga och kan driva arbetet framåt. God kommunikations- och samarbetsförmåga är ett måste då tjänsten innebär ett nära samarbete med forskargrupperna. Du är utåtriktad, kommunikativ och har hög servicekänsla.

Arbetet ställer krav på mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska och engelska.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Anställningsform Umowa o pracę na czas nieokreślony
Anställningens omfattning Deltid
Sysselsättningsgrad 80%
Ort Solna
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-3133/2019
Kontakt
  • Anders Ihrfors, 08-524 832 87
  • Karin Wallin Blomberg, Karin.W.Blomberg@ki.se
Facklig företrädare
  • Arsalan Amir, SACO, 08 - 517 733 37, arsalan.amir@ki.se
  • Venus Azhary, OFR, 0707-124 127
  • Henry Wölling, SEKO, henry.wolling@ki.se
Publicerat 2019-05-20
Sista ansökningsdag 2019-06-02

Wróć do ofert pracy